W głownej siedzibie Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej funkcjonują następujące działy i sekcje

• Biuro Radców Prawnych
• Dział Spraw Pracowniczych
• Dział Administracyjno - Gospodarczy
• Sekcja Informatyki
• Stanowisko BHP i p.poż.
• Obrona Cywilna
• Dział Techniczno - Eksploatacyjny
• Sekcja Zamówień Publicznych
• Dział Finansowo-Księgowy

Biuro Radców Prawnych

1. udziela porad prawnych i wyjaśnień pracownikom zakładu w zakresie stosowania prawa,
2. wydaje opinie prawne w sprawach o istotnym znaczeniu gospodarczym lub społecznym m.in. wydawania aktu prawnego o charakterze ogólnym, spraw indywidualnych skomplikowanych pod względem prawnym, zawarcia umowy długoterminowej lub nietypowej albo dotyczącej przedmiotu o znacznej wartości, rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia, odmowy uznania zgłoszonych roszczeń, spraw związanych z postępowaniem przed organami orzekającymi, zawarcia i rozwiązania umowy z kontrahentami zagranicznymi, zawarcia ugody w sprawach majątkowych, umorzenia wierzytelności, zawiadomienia organu powołanego do ścigania przestępstw o stwierdzeniu przestępstwa ściganego z urzędu,
3. prowadzi zbiór przepisów prawnych i ich aktualizację: informuje o zmianach w obowiązującym stanie prawnym z zakresu działalności zakładu oraz uchybieniach w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień,
4. prowadzi centralny rejestr umów, dokonuje akceptacji projektów specyfikacji przetargowych oraz zawieranych umów,
5. uczestniczy w prowadzonych przez zakład rokowaniach których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego w tym zwłaszcza umów długoterminowych, nietypowych albo dotyczących przedmiotu o znacznej wartości,
6. prowadzi rejestry spraw sadowych i egzekucyjnych oraz nadzór prawny nad egzekucją należności,
7. występuje w charakterze pełnomocnika zakładu w postępowaniu sądowym, arbitrażowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi – w zakresie posiadanych pełnomocnictw od Prezydenta Miasta.

Dział Spraw Pracowniczych

1. współpracuje z komórkami organizacyjnymi w zakresie utrzymania optymalnego zatrudnienia,
2. prowadzi dokumentację pracowniczą i akta osobowe,
3. przygotowuje dokumentację dot. zawierania i rozwiązywania umów o pracę, udzielania kar i wyróżnień, przyznawania gratyfikacji i odpraw, wydawania zaświadczeń,
4. sporządza wnioski emerytalne i rentowe do ZUS,
5. przygotowuje projekty regulaminów: pracy, wynagrodzeń oraz funduszu socjalnego,
6. sporządza plany urlopów i nadzoruje ich realizację,
7. prowadzi kontrolę przestrzegania dyscypliny pracy, etyki zawodowej, itp.,
8. ustala plan zatrudnienia i funduszu płac oraz kontroluje jego realizację,
9. nalicza wynagrodzenia za pracę, zasiłki i świadczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego, gratyfikacji i odpraw,
10. prowadzi ewidencję zarobkową pracowników,
11. prowadzi rozliczenia podatku od wynagrodzeń, składek i zasiłków ZUS, ubezpieczeń grupowych itp.,
12. dokonuje potrąceń pieniężnych z wynagrodzeń wynikających z tytułów prawnych, orzeczeń i rozliczeń pracowniczych,
13. prowadzi sprawy związane z podnoszeniem przez pracowników kwalifikacji zawodowych, szkoleniami wewnętrznymi i zleconymi,
14. współpracuje z Urzędem Pracy, szkołami i uczelniami w zakresie pozyskiwania nowych pracowników oraz kandydatów do odbywania praktyk zawodowych, staży absolwenckich itp.
15. sporządza plan wydatków finansowych ZFŚS, współpracuje ze związkami zawodowymi w zakresie realizacji zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
16. współpracuje z przemysłową służbą zdrowia oraz komórką bhp w zakresie profilaktycznej ochrony zdrowia i właściwych warunków pracy,
17. koordynuje odpracowanie kary przy pracach na cele publiczne,
18. sporządza analizy i sprawozdania statystyczne z zakresu spraw pracowniczych,
19. prowadzi ewidencję i zbiór zarządzeń wewnętrznych, pełnomocnictw, instrukcji, regulaminów itp., wydanych przez Dyrektora,
20. współpracuje z komórkami organizacyjnymi zakładu przy opracowaniach projektów wewnętrznych zarządzeń, instrukcji itp.

Dział Administracyjno - Gospodarczy

1. prowadzi czynności związane z funkcjonowaniem siedziby ZGM: zapewnienie porządku i czystości pomieszczeń, zabezpieczenie przed kradzieżą i włamaniem oraz ochroną p.pożarową, utrzymanie budynku w należytym stanie technicznym,
2. prowadzi ewidencję środków trwałych i przedmiotów o niższej wartości,
3. zabezpiecza wyposażenie pomieszczeń biurowych w meble, maszyny biurowe itp. oraz ich konserwację,
4. organizuje i prowadzi biuro dyrektora oraz jego zastępcy, koordynuje przyjęcia interesantów, porządkuje i archiwizuje dokumentację,
5. prowadzi obsługę kancelaryjną: przyjmowanie, rejestracja, rozdział, ekspedycja korespondencji, nadzór nad właściwym obiegiem i wysyłką pism i dokumentów,
6. prowadzi książkę kontroli zakładu przez inne instytucje,
7. prowadzi magazyn druków i materiałów piśmiennych,
8. zabezpiecza prenumeratę prasy, czasopism zawodowych i aktów prawnych, prowadzi ewidencję książek, literatury fachowej,
9. prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków oraz nadzór nad terminowym ich załatwianiem,
10. prowadzi archiwum zakładowe.

Sekcja Informatyki

1. prowadzi sprawy z zakresu informatyki i komputeryzacji ZGM,
2. prowadzi inwentaryzację sprzętu komputerowego i oprogramowania zainstalowanego na poszczególnych stanowiskach pracy,
3. utrzymuje w sprawności technicznej sprzęt informatyczny i zainstalowane oprogramowania,
4. zabezpiecza przestrzeganie prawa autorskiego i praw pokrewnych w stosunku do oprogramowania używanego w zakładzie,
5. zapewnia bezpieczeństwo systemów sieciowych,
6. przygotowuje projekty, opinie, zestawienia itp. w zakresie dokumentacji informatycznej,
7. przygotowuje, wdraża, aktualizuje i nadzoruje procedury bezpieczeństwa oraz wykonywania kopii danych i oprogramowania,
8. organizuje i prowadzi szkolenia wewnętrzne z zakresu stosowania rozwiązań informatycznych, oprogramowania,
9. uczestniczy w procedurach zamówień publicznych związanych merytorycznie z zadaniami własnymi.

Stanowisko BHP i p.poż.

1. sprawuje kontrolę stanu warunków bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony p.pożarowej oraz czuwa nad przestrzeganiem zasad i przepisów bhp m.in. aktualnością badań lekarskich, pomiarów występowania czynników szkodliwych, sprawności urządzeń produkcyjnych i ochronnych, zasad używania odzieży ochronnej,
2. współpracuje z lekarzem zakładowym w zakresie profilaktyki badań,
3. opracowuje plany poprawy warunków pracy i kontroluje ich realizację pod kątem prawidłowości wykorzystania nakładów finansowych,
4. prowadzi szkolenia wstępne i instruktaż w zakresie bhp dla pracowników nowo zatrudnianych, przenoszonych na inne stanowisko,
5. organizuje szkolenia okresowe pracowników, inicjuje i rozwija różne formy popularyzacji zagadnień ochrony pracy,
6. opracowuje instrukcje szczegółowe bhp dla stanowisk pracy,
7. opracowuje i prowadzi ocenę ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy,
8. uczestniczy w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, sporządza protokoły i sprawozdania z wypadków w pracy, na terenie administrowanych nieruchomości itp. oraz chorób zawodowych,
9. dokonuje analiz bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony p.pożarowej, przyczyn wypadków przy pracy, zagrożenia życia i zdrowia pracowników,
10. opracowuje i aktualizuje normy przydziału i zużycia odzieży roboczej i ochronnej,
11. uczestniczy w opracowywaniu wniosków dot. wymogów bhp w planach inwestycyjnych i modernizacyjnych, uczestniczy w odbiorach technicznych urządzeń, maszyn i obiektów mających wpływ na warunki bhp,
12. sporządza wnioski o ukaranie pracowników uporczywie wykraczających przeciw przepisom bhp i p.poż.

Obrona Cywilna

1. ściśle współpracuje z władzami obrony cywilnej na terenie miasta,
2. prowadzi kancelarię tajną zgodnie z przepisami w tym zakresie,
3. nadzoruje i prowadzi kontrolę pomieszczeń obronnych, wyposażenia i konserwacji schronów, magazynu sprzętu obrony cywilnej,
4. prowadzi ewidencję i kontrolę istniejących ukryć zabezpieczających, szczelin przeciwlotniczych w administrowanych zasobach,
5. organizuje szkolenia pracowników w zakresie OC, opracowuje lokalne zasady pracy drużyn schronowych, zasady zachowania się ludności w schronach, ukryciach zabezpieczających i szczelinach.

Dział Techniczno - Eksploatacyjny

1. sprawuje funkcję kontrolną, koordynacyjną, szkoleniowo - instruktażową w zakresie prowadzonej przez ADM-y działalności eksploatacyjnej i działalności remontowej, ochrony budynków, lokali i innych,
2. współpracuje z działem księgowości przy ustalaniu zbiorczego planu rzeczowo-finansowego oraz na poszczególne Oddziały,
3. prowadzi nadzór nad prawidłową budową planu remontów i jego realizacją /klasyfikacja, stopień pilności, prawidłowość umów itp./ oraz w zależności od potrzeb dokonuje korekty tego planu,
4. prowadzi nadzór nad pełnym i prawidłowym wykorzystaniem środków przeznaczonych na remonty,
5. sprawdza zgodność umów, aneksów z obowiązującym planem rzeczowo – finansowym, przekazuje do zatwierdzenia dyrektorowi bądź jego zastępcy,
6. prowadzi rejestr klasyfikacji nieruchomości w zależności od ich stanu technicznego, uczestniczy w wizjach lokalnych,
7. koordynuje proces odtwarzania dokumentacji technicznej w budynkach gminnych oraz wspólnotowych,
8. opracowuje kosztorysy inwestorskie, nadzoruje i rozlicza prowadzone w ADM budowy, rozbiórki, uczestniczy w przeglądach gwarancyjnych,
9. określa zakres remontu, robót lokali z „ruchu ludności”,
10. 10) sprawuje nadzór w zakresie wynikającym z przepisów prawa budowlanego, ochrony p.pożarowej, ochrony środowiska a dotyczących bezpieczeństwa konstrukcji, bezpieczeństwa pożarowego, bezpieczeństwa użytkowania, odpowiednich warunków sanitarnych i zdrowotnych oraz ochrony środowiska,
11. opracowuje oceny, opinie i ekspertyzy techniczne obiektów oraz projekty w zakresie bezpieczeństwa konstrukcji,
12. załatwia skargi i zażalenia mieszkańców w trybie odwoławczym od decyzji ADM,
13. prowadzi nadzór nad przestrzeganiem w załatwianych sprawach obowiązujących przepisów, ustaleń, terminów, itp.,
14. prowadzi nadzór w zakresie prawidłowej gospodarki lokalami użytkowymi, pomieszczeniami gospodarczymi i terenami,
15. opiniuje wnioski najemców lokali użytkowych dot. okresowego obniżenia czynszu i kieruje do decyzji Prezydenta Miasta,
16. opracowuje wnioski najemców dot. rozłożenia na raty i umorzenia zaległości czynszowych, a następnie przedkłada do decyzji Dyrektora,
17. współpracuje z organami samorządowymi, nadzorem budowlanym, Policją, Strażą Pożarną, Sanepidem, itp.,
18. sporządza zbiorcze zestawienia, sprawozdania i analizy z działalności zakładu w zakresie stanu technicznego budynków, remontów i eksploatacji.

Sekcja Zamówień Publicznych

1. koordynuje w skali całego zakładu przeprowadzanie procedur związanych z udzielaniem zamówień publicznych zgodnie z prawem zamówień publicznych oraz wewnętrznymi uregulowaniami Zakładu,
2. planuje, opracowuje i prowadzi dokumentację związaną z procedurami udzielania zamówień publicznych na podstawie zatwierdzonego planu rzeczowo- finansowego,
3. sprawdza i parafuje umowy zawarte w wyniku postępowań przetargowych przeprowadzonych w trybie prawa zamówień publicznych, sprawdza zgodność innych umów, aneksów z obowiązującym planem rzeczowo – finansowym, przekazuje do zatwierdzenia dyrektorowi bądź jego zastępcy,
4. prowadzi centralny rejestr postępowań przetargowych,
5. prowadzi centralny rejestr zamówień udzielonych w trybie „z wolnej ręki”,
6. aktualizuje informacje o przetargach na stronie internetowej BIP,
7. współpracuje z Urzędem Zamówień Publicznych w ramach obowiązków wynikających z prawa zamówień publicznych.

Dział Finansowo-Księgowy

1. prowadzi rachunkowość całego zakładu zgodnie z zakładowym planem kont, zasadami rachunkowości oraz finansów publicznych, przy użyciu elektronicznego systemu przetwarzania danych,
2. prowadzi rachunkowość zakładu w układzie umożliwiającym ustalanie wyników działalności poszczególnych Oddziałów,
3. prowadzi ewidencję księgową środków trwałych, rozlicza inwentaryzacje,
4. gospodaruje środkami finansowymi zakładu w zakresie wypracowanych środków, otrzymanych dotacji oraz dokonuje rozliczeń z budżetem miasta,
5. ustala dla Oddziałów wskaźniki do planu rzeczowo-finansowego, opracowuje zbiorczy plan dla całego zakładu,
6. nadzoruje działalność służb finansowych w Administracjach,
7. prowadzi rozliczenia finansowe wynikające z zawartych umów i przepisów prawa, przestrzega terminowego regulowania zobowiązań,
8. ustala zasady i kontrolę obiegu dokumentów finansowych,
9. prowadzi kontrolę formalno-prawną i rachunkową zgodności dokumentów księgowych,
10. sporządza sprawozdania, analizy okresowe z realizacji zadań wynikających z planu rzeczowo-finansowego oraz analizy problemowe,
11. zabezpiecza prawidłowe funkcjonowanie rachunków bankowych,
12. prowadzi rachunkowość ZFŚS oraz obsługę Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej,
13. zabezpiecza prawidłowe funkcjonowanie kasy, odprowadzanie wpływów do banku,
14. współpracuje z Wydziałami Finansowymi Urzędu Miasta, bankami, organami skarbowymi itp.
15. zabezpiecza bezpieczeństwo danych na nośnikach magnetycznych oraz archiwizuje dowody księgowe inną dokumentację przewidzianą przepisami o rachunkowości.